Excel ir viens no maniem mīļākajiem darba rīkiem. Taču arī es teikšu — ne katram sarakstam ir vajadzīgs Excel.
Uzņēmumos bieži redzu Excel failus, kuros vairāki kolēģi reģistrē klientu pieprasījumus, līgumus, iepirkumus, iekārtas, projektus vai uzdevumus.
Sākumā viss darbojas lieliski.
Bet saraksts aug. To papildina arvien vairāk cilvēku. Parādās statusi, atbildīgie, termiņi, komentāri…
Un kādā brīdī Excel fails jau sāk pildīt mazas informācijas sistēmas funkcijas.
Tieši tad ir vērts iepazīt Microsoft Lists.
Lists ļauj veidot strukturētus kopīgus sarakstus, kuros var būt, piemēram:
atbildīgais | statuss | termiņš | kategorija | summa | pielikums
Turklāt vienus un tos pašus datus var parādīt dažādos skatos. Vadītājam var būt svarīgi redzēt visus kavētos darbus, savukārt darbiniekam — tikai tos, par kuriem atbild viņš.
Un te sākas vēl interesantāk.
Lists var savienot ar citiem Microsoft 365 rīkiem un vēlāk arī automatizēt procesus.
Piemēram:
ja iepirkuma termiņš tuvojas → atbildīgais saņem paziņojumu.
Tāpēc mans vienkāršais princips ir:
Excel — ja galvenais ir aprēķināt un analizēt.
Lists — ja galvenais ir kopīgi pārvaldīt strukturētu informāciju un procesu.
Nākamreiz, atverot kārtējo kopīgo Excel sarakstu, pajautā sev:
Vai man tiešām vajag Excel, vai arī es Excel mēģinu pārvērst par kaut ko citu?
Vēlies apgūt MS Lists? Piesakies nodarbībai. Tas prasīs tikai 1-2 stundas